Les assistantes :


Assistante de direction

L'assistante ou secrétaire de direction est le bras droit d'un P.-D.G., d'un directeur général ou la collaboratrice d'un ou plusieurs directeurs dont elle organise tout le travail administratif (filtrage des appels téléphoniques, prise ou report de rendez-vous, organisation des déplacements, réservations diverses...). Au courant de projets confidentiels, d'informations à ne pas divulguer, elle sait garder le silence malgré les sollicitations. Elle sélectionne les informations et documents intéressants pour transmission ultérieure ; elle diffuse les instructions de la direction aux services internes concernés, aux agences ou filiales. Elle répond directement au courrier courant ou s'appuie sur les consignes ou annotations de son patron. Elle organise les réunions (ou séminaires), convie les participants, en rédige les comptes rendus puis les distribue. Elle n'échappe pas au classement des dossiers et de la documentation qu'elle se doit de retrouver rapidement quand ils sont utiles à une prise de décision, à la reconduction d'un contrat. Elle gère aussi certains dossiers. Toujours débordée, elle délègue certaines tâches matérielles à une ou plusieurs jeunes secrétaires qu'elle chapeaute. Elle doit faire preuve d'assurance et d'initiatives notamment en l'absence de son patron où elle est amenée à régler des affaires courantes et à prendre certaines décisions. Elle a l'art de faire gagner du temps à son dirigeant en lui préparant le terrain. Elle joue un rôle important au niveau de la communication, essaie d'être au courant de tout ce qui se passe dans l'entreprise. Une grande disponibilité est demandée pour composer avec des horaires parfois élastiques. Bien souvent, une urgence surgit au dernier moment et il n'est pas question de la reporter au lendemain.
Âge, expérience professionnelle, maturité, culture générale, formation de base, rapidité d'exécution, discrétion, qualités d'organisation, fiabilité... entrent en ligne de compte pour ce type de fonction. Cultivez aussi les langues étrangères.

• Formation
Le niveau requis est élevé : bac + 3, voire + 4. B.T.S. assistant de direction complété par une année de spécialisation (écoles des chambres de commerce et d'industrie, écoles privées) ; la voie universitaire est aussi appréciée : D.E.U.G., licence ou maîtrise (voire 3e cycle) en droit, lettres, sciences économiques, A.E.S. ... complétée par une formation au secrétariat.